ENTRADA A ALMACEN

Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del almacén.

FACTURA

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

Emitir una factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

SALIDA DE ALMACEN

Es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Cuando el proveedor acepta la orden de compra se configura un contrato de compra vinculante.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

COTIZACIÓN

Tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para consideraciones de carácter presupuestario.

REQUISICIÓN

Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde tú puedes escoger la mejor para optimizar tus costos de operación! Únicamente tienes que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que requieres y nosotros de inmediato le informamos a todos los proveedores especializados para que te envíen una respuesta con lo que ofrecen.

INVENTARIOS

FECHAS DE VENCIMIENTO: (Alimentos, medicamentos, productos químicos y cosméticos), Día límite de consumo optimo desde el punto de vista sanitario; define la vida útil de un producto.

AVERÍAS: Cese de una capacidad de una entidad para realizar su función específica. 

INVENTARIOS

Materia prima: Es el elemento principal que entra en la elaboración del producto

Materia Auxiliar: Son los derivados  o los complementos del producto que van en segunda fase.

Inventario de seguridad: Son los productos o elemento de reserva que hacen las empresas. 

INVENTARIOS

CONTROL DE STOCK

El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena en espera su utilización o venta posterior y servirá para tener controlado en todo momento la capacidad de abastecimiento frente a las ventas del día a día. No hacerlo podría traducirse de una pérdida de clientes que pondrían en riego la actividad empresarial y sus técnicas que se emplean para el control de mercancía es:

MÁXIMO: Consiste en establecer un nivel máximo de mercancía dependiendo de cada empresa, por su nivel de almacenamiento y comercialización. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuada a el pedido y la cantidad fijada como máxima. 

MÍNIMO: Es la cantidad mínima de mercancía existente que se mantiene en el almacén, como una previsión de seguridad, o para casos en que las entregas, lleguen a agotarse, sea por demora en la entrega, por consumos rápidos, por salidas a producción o por ventas a clientes.

PROMEDIO: Es stock promedio es la medida aritmética de ambos extremos, mínimo y máximo, por el evalúa el volumen medio de existencias que tenemos en el almacén durante un periodo de tiempo. El nivel de stocks en almacén evoluciona entre una máximo y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido. 

INVENTARIOS

PRODUCTOS TERMINADOS

Manufactura o fabricación es una fase de la producción económica de los bienes. Objeto destinado al consumidor final. Se trata de un producto, por lo tanto, que no requiere de modificaciones o preparaciones para comercializado. 

MATERIALES EN PROCESO

Los materiales en proceso son todo lo necesario para fabricar un producto. Se debe tomar en cuenta cada insumo desde lo más básico, hasta lo final.
Los materiales en proceso pueden implicar un costo fijo para la empresa. 

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio.

CONSIGNACIÓN

Es un arreglo de negocio en donde un negocio, también llamado consignado, acuerda pagarle al vendedor, o consignador, por la mercancía después de que los objetos se vendan. Los negocios de consignación son en su mayoría tiendas que se especializan en un particular tipo de producto. El negocio acepta objetos para vender y acuerda pagar al vendedor un porcentaje si los bienes se venden.

COMPROBANTE DE INGRESO O RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

COMPROBANTE DE EGRESO

Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

A continuación vamos a observar un comprobante de egreso, un cheque y el asiento de diario en nuestro sistema de Contabilidad, todo realizado en Excel.

CHEQUE

El cheque es un titulo-valor de gran importancia en el ámbito económico de una sociedad, ya que sin el seria difícil concretar muchas transacciones mercantiles de gran importancia, por esto se le debe dar un uso correcto para así evitarnos molestias y no terminar perjudicados por un instrumento que ha sido creado para beneficiar a la comunidad.

TIPOS DE CHEQUES

Cheque cruzado: El cheque cruzado es aquel que el librador atraviesa por dos líneas paralelas y diagonales en el anverso. El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el riesgo de perdida o robo y evitar que pueda ser cobrado por personas distintas a la que se extendió, sin embargo, el cruzamiento no limita su circulación ni negociabilidad. Existen dos clases de cheques cruzados: a) Cheque cruzado general. El cheque será cruzado general si entre las dos líneas no aparece designado el nombre de ningún banco o entidad de crédito. En este caso el cheque podrá ser cobrado por cualquier banco. b) Cheque cruzado especial. Es cuando entre las líneas esta designado el nombre de un banco en concreto.

Cheque para abono en cuenta: Es aquel que lleva insertada la leyenda “PARA ABONO EN CUENTA” u otra equivalente como “PARA CONSIGNAR EN CUENTA”. Se utiliza para prohibir que el cheque sea pagado en efectivo. En este caso el librador solo podrá pagar el cheque abonando su importe en la cuenta que lleve o abra el tenedor.

Cheque Certificado o Conformado: Es aquel en el que el banco librado ha manifestado que todos los datos reseñados son conformes y que en ese momento puede ser satisfecho, es decir, garantiza la firma y la existencia de fondos para su pago.

Cheque en blanco: El cheque en blanco es aquel que en el momento de su emisión esta incompleto, por ejemplo, que le falte el importe o la fecha. Si este tipo de cheque se completase sin tener en cuenta los acuerdos entre ambas partes, el incumplimiento de los mismos no podrá ser alegado contra el tomador salvo cuando este se haya adquirido de mala fe o con culpa grave.

Cheque bancario: La persona que tiene depositado fondos en una cuenta bancaria puede disponer de ellos pidiendo al banco que extienda un cheque. Este cheque se denomina cheque bancario y presenta las siguientes características: a) Lo expide el banco a petición del titular de una cuenta bancaria. El banco retira de la cuenta bancaria el importe del cheque.

b) Un cheque bancario tiene la garantía de que siempre será pagado.

c) El banco cobrará una comisión por la gestión a la persona que solicite el cheque.

d) Cheque fiscal: Se denominan cheques fiscales a aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades publicas.

FLUJO DE CAJA

En finanzas se entiende por flujo de caja (en inglés cash flow) los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un período dado.

El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.

Ejemplo de flujo de caja: 

RECIBO DE CAJA MENOR

Es una constancia del dinero que sale de la caja menor de su empresa por concepto de compra y/o pago de papelería, flete, transporte, cafetería, mensajería, etc. 

También presenta en detalle el concepto de los gastos y su valor.

A continuación un recibo de caja menor.

CAJA MENOR

La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

Para llevar un correcto control de la caja menor es necesario establecer un porcentaje por medio del cual, una vez cumplido se va a reembolsar lo gastado evitando así los números rojos en caja.

A continuación un modelo de solicitud de reembolso de caja menor 

¿QUÉ ES ARQUEO DE CAJA?

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. A continuación encontrarás un ejercicio y el respectivo formato de arqueo de caja.

¿QUÉ ES UN INFOGRAMA?

La infografía es una representación visual o diagrama de textos escritos que en cierta manera resume o explica; en ella intervienen diversos tipos de gráficos y signos no lingüísticos y lingüísticos (pictogramas,ideogramas y logogramas) formando descripciones, secuencias expositivas, argumentativas o narrativas e incluso interpretaciones, presentadas de manera gráfica normalmente figurativa, que pueden o no coincidir con secuencias animadas y/o sonidos. La infografía nació como un medio de transmitir información gráficamente. A los documentos elaborados con esta técnica se los denomina infogramas.